Agências governamentais estaduais e locais são frequentemente vistas como gigantes lentos, sobrecarregados por papelada e processos manuais. Mas uma revolução silenciosa está em andamento — impulsionada pela inteligência artificial (IA) e pelo processamento inteligente de documentos (IDP). Em todo o país, as agências estão adotando essas tecnologias para otimizar operações, economizar tempo e oferecer melhores serviços aos cidadãos.
O Poder da Automação: Histórias Reais do Campo
Imagine um escritório do condado onde pilhas de aplicações em papel significavam semanas de espera por uma decisão. No Condado de King, Washington, isso está mudando. A equipe de TI, em parceria com o escritório do avaliador do condado, pilotou um serviço de redação alimentado por IA para o programa de isenção do imposto sobre propriedade para idosos. Essa ferramenta remove automaticamente informações sensíveis dos documentos, alcançando uma taxa de sucesso de 96%. O que antes levava 30 minutos por aplicação agora leva menos de cinco segundos.
Mas a inovação não para por aí. O escritório do legista do Condado de King usa aprendizado de máquina para extrair dados-chave de relatórios médicos, apoiando a notificação obrigatória de fatalidades por overdose de drogas. Esses esforços liberam funcionários qualificados para se concentrarem em tarefas complexas, em vez de entrada repetitiva de dados.
De Saúde ao DMV: Aplicações Amplas
Covered California, a bolsa de benefícios de saúde do estado, é outro exemplo de destaque. Ao implementar o Document AI do Google, a agência transformou seu processo de recebimento de documentos. Os residentes agora podem enviar fotos dos documentos exigidos e receber decisões de elegibilidade em segundos, não em dias. No primeiro ano, essa mudança liberou 10.000 horas-pessoa, permitindo que a equipe se concentrasse em ajudar os consumidores em vez de validar a papelada.
O Departamento de Veículos Motorizados da Califórnia (DMV) também adotou o IDP, usando ferramentas da ABBYY para criar uma sala de correspondência digital. Documentos recebidos — sejam carteiras de motorista, títulos de veículos ou certidões de nascimento — são automaticamente classificados e avaliados quanto à completude. O DMV agora automatiza de 65% a 70% do manuseio de documentos, oferecendo aos clientes feedback quase em tempo real e reduzindo a necessidade de correspondência física.
Por que o Processamento de Documentos com IA é Importante
Os benefícios da IA no processamento de documentos são claros:
- Velocidade: A automação reduz o tempo de processamento de dias para segundos.
- Precisão: A IA diminui erros humanos e garante que os dados sejam extraídos e classificados corretamente.
- Eficiência: Os funcionários gastam menos tempo em tarefas repetitivas e mais em trabalhos significativos.
- Melhor Serviço: Os cidadãos recebem respostas mais rápidas e melhor acesso aos serviços.
Dicas Práticas para Agências que Consideram a IA
- Comece Internamente: Foque em melhorar a produtividade dos funcionários antes de lançar ferramentas de IA voltadas ao público.
- Projetos Piloto: Teste soluções de IA em pequena escala para medir impacto e identificar desafios.
- Mantenha Humanos no Processo: Sempre inclua revisores humanos para validar os resultados da IA e manter a confiança.
- Priorize a Segurança dos Dados: Garanta que informações sensíveis estejam protegidas durante todo o processo.
- Meça e Itere: Acompanhe economia de tempo, taxas de erro e satisfação do usuário para orientar melhorias futuras.
O Caminho a Seguir: Equilibrando Inovação e Supervisão
Embora a promessa da IA seja imensa, especialistas alertam que a supervisão humana continua essencial. Como observa Grace Preyapongpisan, Diretora de Estratégia e Operações de Dados do Condado de King, “Não estamos liberando essas ferramentas nem avançando com qualquer um desses pilotos para uma fase de produção sem um revisor humano para validar tudo.”
Começando com melhorias internas e mantendo um forte foco em precisão e segurança, as agências podem aproveitar o poder da IA para transformar o processamento de documentos — tornando o governo mais responsivo, eficiente e amigável ao cidadão.
Principais Conclusões:
- O processamento de documentos com IA está economizando tempo e melhorando a precisão em agências estaduais e locais.
- Exemplos reais incluem o Condado de King, Covered California e o DMV da Califórnia.
- A automação permite que os funcionários se concentrem em trabalhos de maior valor e melhora os serviços aos cidadãos.
- A supervisão humana é crucial para garantir confiabilidade e confiança.
- As agências devem começar com pilotos internos e priorizar a segurança dos dados ao adotar soluções de IA.