Las agencias gubernamentales estatales y locales a menudo son vistas como gigantes lentos, cargados de papeleo y procesos manuales. Pero está en marcha una revolución silenciosa, impulsada por la inteligencia artificial (IA) y el procesamiento inteligente de documentos (IDP). En todo el país, las agencias están adoptando estas tecnologías para optimizar operaciones, ahorrar tiempo y ofrecer mejores servicios a los ciudadanos.
El poder de la automatización: historias reales desde el campo
Imagine una oficina del condado donde montones de solicitudes en papel significaban semanas de espera para una decisión. En el condado de King, Washington, eso está cambiando. El equipo de TI, en colaboración con la oficina del tasador del condado, pilotó un servicio de redacción impulsado por IA para el programa de exención de impuestos a la propiedad para personas mayores. Esta herramienta elimina automáticamente la información sensible de los documentos, logrando una tasa de éxito del 96%. Lo que antes tomaba 30 minutos por solicitud ahora toma menos de cinco segundos.
Pero la innovación no se detiene ahí. La oficina del médico forense del condado de King utiliza aprendizaje automático para extraer datos clave de los informes médicos, apoyando la notificación obligatoria de muertes por sobredosis de drogas. Estos esfuerzos liberan al personal calificado para enfocarse en tareas complejas, en lugar de la entrada repetitiva de datos.
De la salud al DMV: aplicaciones amplias
Covered California, el intercambio estatal de beneficios de salud, es otro ejemplo destacado. Al implementar Document AI de Google, la agencia transformó su proceso de recepción de documentos. Los residentes ahora pueden subir fotos de los documentos requeridos y recibir decisiones de elegibilidad en segundos, no en días. En su primer año, este cambio liberó 10,000 horas-persona, permitiendo al personal enfocarse en ayudar a los consumidores en lugar de validar papeleo.
El Departamento de Vehículos Motorizados (DMV) de California también ha adoptado IDP, usando herramientas de ABBYY para crear una sala de correo digital. Los documentos entrantes, ya sean licencias de conducir, títulos de vehículos o certificados de nacimiento, se clasifican automáticamente y se evalúa su integridad. El DMV ahora automatiza entre el 65% y el 70% del manejo de documentos, ofreciendo a los clientes retroalimentación casi en tiempo real y reduciendo la necesidad de correo físico.
Por qué importa el procesamiento de documentos impulsado por IA
Los beneficios de la IA en el procesamiento de documentos son claros:
- Velocidad: La automatización reduce los tiempos de procesamiento de días a segundos.
- Precisión: La IA reduce errores humanos y asegura que los datos se extraigan y clasifiquen correctamente.
- Eficiencia: Los empleados dedican menos tiempo a tareas repetitivas y más a trabajo significativo.
- Mejor servicio: Los ciudadanos reciben respuestas más rápidas y mejor acceso a los servicios.
Consejos prácticos para agencias que consideran la IA
- Comience internamente: Enfóquese en mejorar la productividad de los empleados antes de implementar herramientas de IA orientadas al público.
- Proyectos piloto: Pruebe soluciones de IA a pequeña escala para medir el impacto e identificar desafíos.
- Mantenga a los humanos en el proceso: Siempre incluya revisores humanos para validar los resultados de la IA y mantener la confianza.
- Priorice la seguridad de los datos: Asegure que la información sensible esté protegida durante todo el proceso.
- Mida y ajuste: Controle el ahorro de tiempo, las tasas de error y la satisfacción del usuario para guiar mejoras futuras.
El camino por delante: equilibrando innovación y supervisión
Aunque la promesa de la IA es inmensa, los expertos advierten que la supervisión humana sigue siendo esencial. Como señala Grace Preyapongpisan, directora de Estrategia y Operaciones de Datos del condado de King, “No lanzamos estas herramientas ni pasamos ninguno de estos pilotos a fase de producción sin un revisor humano que valide todo.”
Al comenzar con mejoras internas y mantener un fuerte enfoque en la precisión y la seguridad, las agencias pueden aprovechar el poder de la IA para transformar el procesamiento de documentos, haciendo que el gobierno sea más receptivo, eficiente y amigable para los ciudadanos.
Puntos clave:
- El procesamiento de documentos impulsado por IA está ahorrando tiempo y mejorando la precisión en agencias estatales y locales.
- Ejemplos reales incluyen el condado de King, Covered California y el DMV de California.
- La automatización permite que los empleados se enfoquen en trabajos de mayor valor y mejora los servicios a los ciudadanos.
- La supervisión humana es crucial para garantizar la fiabilidad y la confianza.
- Las agencias deben comenzar con pilotos internos y priorizar la seguridad de los datos al adoptar soluciones de IA.